Mit Struktur und Ritualen Verbundenheit fördern und sichtbar sein.

Eine Zusammenarbeit ohne Meetings ist nicht denkbar. Es werden Informationen geteilt, Lösungen erarbeitet, Entscheidungen getroffen UND der soziale Kitt gepflegt. Was aber, wenn die Meetings ausufern? Oder wie eine Kollegin sagte:"Heute ist wieder Laberrunde, meinen Tag kann ich abhaken, aber irgendwie gehört es ja dazu." So werden Meetings zu einer unproduktiven Zeit. Das muss nicht sein. Mit Struktur und Methoden können Meetings produktiv und aktiv gestaltet werden. 

So könnte eine Remote-Kommunikationsarchitektur aussehen:

Tipp: Wenn euch beziehungsweise dem Team Anglizismen nicht liegen, dann nennt das Daily in Morgenrunde um, das Weekly in Wochenstart o.ä. Wichtig ist nur die Einhaltung der Vorgehensweise.

1:1 - Nimm dir Zeit für die Bedürfnisse und Fragen deiner Mitarbeitenden

Arbeiten wir remote besteht die Gefahr, sich voneinander zu entfernen. Daher: Nimm dir einmal in der Woche Zeit für deine Mitarbeitenden. Ganz persönlich. Fragen könnten sein:

• Wie geht es dir?
• Wie kommst du im Home Office zurecht?
• Wie geht es deiner Familie?
• Was gelingt dir aktuell richtig gut?
• Wo brauchst du Unterstützung?
• ...

Nimm dir die Zeit, stelle Fragen und höre zu - so richtig, mit allen Sinnen, damit du erfährst, wie es deinem Mitarbeitenden wirklich geht. Sei Vorbild: komme pünktlich, halte die Termine ein und sei präsent und sichtbar (Kamera).

1:n - Mit Struktur Verbundheit schaffen und die Performance sicherstellen

Eine zuverlässige Kommunikationsstruktur gibt Sicherheit:

WEEKLY-Start

Die Woche mit einem Planning beginnen. Hier werden besser Teamaufgaben vergeben, statt auf feste Aufgabenverteilung zu setzen. Die Kollegen*innen entscheiden selbst, wie die Arbeit untereinander aufgeteilt und organisiert werden.

Zwei Fragen stehen im Vordergrund:

• Was kann in der kommenden Woche entwickelt/erledigt werden?
• Wie wird die Arbeit in der kommenden Woche erledigt?

Tipp:

• Besser über Ziele führen, anstatt kleinteilig Prozesse vorzugeben. So wird den Teammitgliedern die Freiheit eingeräumt gemeinsam Wege zum Ziel zu entwickeln.
• Dauer maximal zwei Stunden.

DAILY-Show-Up

• Ein DAILY kommt aus dem agilen Projektmanagement und wird auch Daily Standup genannt
• Dauer: 15 Minuten timeboxed
• Analog findet das DAILY immer im Stehen statt
• Die Teammitglieder berichten: Was ich gestern erledigt habe..., Was ich heute erreichen werde..., Wo ich Schwierigkeiten habe...
• Unter diesem Artikel findest du weitere Informationen, wo du mehr lesen kannst

WEEKLY-End

• Am Ende der Woche werden in einem Review die Ergebnisse reflektiert, welche im WEEKLY-Start festgelegt wurden

MONTHLY (oder nach zwei Wochen)

• Mit einer Retrospektive die Zusammenarbeit im Team reflektieren und neue Erkenntnisse gewinnen
• Zwei unterschiedliche Methoden inklusive der Online-Umsetzung findest du unter diesem Artikel

n:n - Virtual Watercooler: Informelle Treffen schaffen Raum für sozialen Kitt

"Was sollen denn diese unproduktiven Kaffee-Trinken-Runden? Da wird doch gar nicht gearbeitet..." Echt? Meinst du? Um 15 % wird die Produktivität durch die zufällige Kommunikation gesteigert! Das sind genau diese Gespräche in der Kaffee-Küche. Und auch überflüssiges Gequatsche steigert die Produktivität - weil das Gehirn durch diese Pause abschaltet, und der Wohlfühlfaktor eines jeden durch die Zugehörigkeit steigt. Somit: Informelle Treffen sorgen für einen guten Team-Spirit.

Hier ein paar Ideen aus der Praxis:

• Kaffee-Trinken
• Sofa-Gespräch
• Gemeinsame Pause
• After-Work-Treffen
• Montagsmaler spielen (geht hervorragend und aktiviert)
• Workout-Einheit "Keep Moving"
• ...

Natürlich sollte so ein Treffen (30 min) freiwillig sein. Wichtig ist, dass sie regelmäßig stattfinden, damit es zur Routine wird, durch die Mehrmaligkeit entsteht Erwartungssicherheit. Der Grund für das Zusammenkommen muss spürbar sein - auch wenn es "nur" Socializing ist. Jetzt ist es besser sich als Führungskraft zurückzuziehen, dabei sein ja, aber die anderen machen lassen.

Ihr habt es schon probiert - gib nicht auf, manchmal ist der Zeitpunkt JETZT. Einige werden Spaß daran haben, darüber berichten und dann ziehen die anderen nach.

Das Meeting-A-und-O: Vorbereitung, Check-In, Teamregeln und ein Check-Out

Vorbereitung des Online-Meetings: Abfrage von Themen und Erwartungen

In einer Umfrage von managerSeminare 251 wurde analysiert, was die größten Hindernisse für effektive Meetings sind. Das Ergebnis: 67 % nannten einen fehlenden Fokus und ausufernde Wortbeiträge. Um ein Meeting effektiv gestalten zu können, kann es sinnvoll sein die Themen und Erwartungen der Teilnehmende vorab zu erfragen. Die Themen können auf ein digitales Whiteboard geschrieben und von allen mit Punkten oder Stempeln gevotet werden. Ich habe hier einen Fragbogen erstellt: HANDOUT - PRINT ME

Check-In: Ein lockerer Einstieg mit Spaß und Selbstreflexion schafft Verbundenheit

• Heute mit Hintergrundbild - Motto...
• Was hast du als Kind am liebsten gespielt? Warum?
• Wofür bist du heute Morgen dankbar?
• Wer hat euch heute schon zum Lachen gebracht?
• Wer ist heute dein Second Body? (Aufeinander aufpassen: dein Second Body erinnert dich daran Pausen zu machen, genug zu trinken etc.)
• Wenn du eine Mücke wärst, wen würdest du heute stechen?
• Welches Wort beschreibt dein aktuelles Gefühl am besten?
• Wer war in deiner Teenie-Zeit dein Vorbild und warum?
• Worauf bist du heute besonders stolz?

Du kannst auch die Stimmung in deinem Team abfragen. Gerade jetzt, wo wir im Home Office arbeiten und die nonverbalen Signale schwierig zu lesen sind, kann dies hilfreich sein. Die Stimmungsabfrage erfolgt mit einer Skalierung:

Teamregeln für ein Online-Meeting: Gemeinsam festlegen

Ich persönliche finde es eigenartig, dass in Meetings die Kamera ausgeschaltet wird. Geht ja auch keiner komplett verhüllt mit Maske und Kapuze in ein Präsenz-Meeting. Vielleicht ist es aber sinnvoll - besprecht eure Meeting-Regeln gemeinsam: Hier findest du eine Idee, welche es sein könnten:

Aus der Praxis: "Drei Stunden Online-Meeting und nur eine Stunde war für mich relevant", wer kennt das nicht. Je nach Reifegrad des Teams kann es sinnvoll sein zu vereinbaren, dass sich jedes Teammitglied ausklinkt, wenn er/sie keinen Beitrag mehr leisten kann.

Check-Out: Feedback einholen

Nach jedem Meeting sollte ein kurzes Feedback eingeholt werden. Dies kann zum Beispiel wieder mit einer Stimmungsabfrage erfolgen (siehe oben) oder mit einer kurzen Retro, die auch digital umgesetzt werden kann (dazu kannst du hier mehr erfahren). Ein Template:

Weiterführende Informationen: