Meetings gelten oft als Zeitfresser: In einer Umfrage von Harvard Business Review bewerten 71% der Befragten, dass Meetings unproduktiv und ineffizient sind. Weitere Hauptursachen sind, dass keine Entscheidungen getroffen werden und Meetings so ohne Ergebnis enden, dass es keine klare Zielsetzung gibt oder die Organisatoren und auch die teilnehmenden schlecht vorbereitet sind. 

In komplexen, dynamischen Situationen brauchen wir Kreativität und Teilhabe

Es gibt viele Situationen, in denen das Engagement von Mitarbeitenden und die Ideen aller erforderlich ist. Wenn wir es schaffen in kurzer Zeit ein Problem zu bestimmen und umsetzbare Ergebnisse erzielen, gewinnen wir auf allen Ebenen. Hier kann das Lightning Decision Jam helfen, welches von der Beratungsagentur AJ&Smart entwickelt wurde.

Das Format ist sehr flexibel und lösungsorientiert. Es umgeht klassische Probleme bei Entscheidungsfindungsprozessen, wie lange, überflüssige, destruktive Diskussionen ohne verwertbare Ergebnisse. Durch Lightning Decision Jams (LDJ) werden unstrukturierte Diskussionen mit einem klaren, ergebnisoffenen, produktiven, aber gleichzeitig kreativen Prozess ersetzt.

Vorgehen in der Praxis

Wie bei jedem Format ist die Vorbereitung alles. Es wird das Thema festgelegt, welches bearbeitet werden soll. Eine Metaplanwand (analoge Bearbeitung) oder ein digitales Whiteboard (digitale Bearbeitung) wird mit einem Segelboot vorbereitet, s. unten. In der analogen Bearbeitung werden alle Materialien bereitgestellt: Haftnotizen, Stifte, Klebepunkte und natürlich Getränke - also alles für eine gute Arbeitsatmosphäre. Die Vorbereitung benötigt circa 20 Minuten.

Natürlich ist der Kreis der Teilnehmenden wichtig:

• Wer sollte dabei sein?
• Wer kann wertvolle Beiträge leisten?
• Sollten Schnittstellen dabei sein, auch um einen erweiterten Blick und zusätzliche Impulse zu liefern?
• Mit wem gibt es wechselseitige Abhängigkeiten?

Nun erfolgt die Bearbeitung in den folgenden Schritten:

1. Problem Space

(1) Starten mit den positiven Aspekten (10 min): Teilnehmende verorten in Einzelarbeit die Dinge, die bisher gut klappen, lesen dann diese vor (ohne weitere Ausführung), Diskussionen und Anmerkungen sich nicht erlaubt

(2) Erfassen der Probleme (5 min): TN heften in Einzelarbeit alle Punkte, die sie herausfordernd, nicht funktionieren, blockieren oder Probleme verursachen unter die Hälfte des Segelboots

(3) Priorisieren der Probleme (3 min): Die TN erhalten drei Punkte mit der Bitte abzustimmen, welche Probleme am dringendsten gelöst werden müssen

2. Solution Space

(4) Ordnen der Probleme:

Die Probleme werden nach der Priorisierung von der Moderation geordnet

(5) Umformulieren der Probleme (3 min):

Die Probleme werden gemeinsam umformuliert. Hier wir die HMW-Formel genutzt (How Might We): „Wie können wir…“ – Beispiel: das Büro ist zu laut zum Arbeiten => „Wie können wir die Lautstärke im Büro so anpassen, dass gut gearbeitet werden kann?“

(6) Ideen finden ohne Diskussion (6 min):

Jede*r schreibt für sich Ideen auf grüne Sticky Notes. Es gilt Quantität vor Qualität. Ziel ist es, möglichst viele Ideen zu entwickeln. Diese müssen nicht unbedingt alle brauchbar sein. Dabei wird wieder nicht geredet.

(7) Priorisieren der Lösungen (5 min):

Jede*r hat drei blaue Punkte. Daraus ergibt sich die Priorisierung

3. Wirkung-Aufwand-Matrix

Lösungen definieren (10 min):

Die Teilnehmenden sollen nun einschätzen, wie hoch der Aufwand (Zeit, Geld und Energie) zur Umsetzung der Idee ist und wie gut die Lösung auf die Beseitigung des Problems einzahlt.

Dazu nimmt die Moderation sich nacheinander die Lösungsvorschläge und bittet die Gruppe anzuzeigen, wo in der Matrix der Lösungsvorschlag platziert werden soll. Wenn alle Ideen in die Matrix eingeordnet wurden, schreibt die Moderation in das obere linke Feld, „Umsetzen“, in das obere rechte Feld „Projekt erstellen “, in das untere linke Feld „Aufgabe erstellen“ und in das untere rechte Feld „Vielleicht später“.

Lösungen umsetzbar machen (5 min):

Die Moderation nimmt nun den Lösungsvorschlag aus der obersten linken Ecke. Die hier platzierten Lösungen haben das beste Verhältnis von Aufwand und Wirkung und sollten daher jetzt umgesetzt werden. 

Aus der Gruppe muss eine Person gefunden werden, die die Umsetzung verantwortet. Außerdem ist festzulegen, bis wann die Umsetzung erfolgen soll. Die Gruppe soll außerdem drei Schritte formulieren, um die Umsetzbarkeit der Idee zu überprüfen. Die Idee sollte dabei innerhalb von ein bis zwei Wochen umgesetzt werden können. Die Schritte zur Überprüfung sollten daher sofort umsetzbar sein. Auch für die Schritte ist festzulegen, wer dafür zuständig ist und bis wann die Umsetzung zu erfolgen hat.

(Für die Umsetzung kann auch das Blueboard eingesetzt werden)

Tipp und Chancen:

Vereinbare mit dem Team, dass die Ideen in ein bis zwei Wochen umgesetzt und getestet werden. Dazu sollte schon jetzt ein Termin gefunden werden, um den Erfolg der Ideenumsetzung auszuwerten.

Die Chancen von LDJ sind groß!

• Der Workshop hat ein klares Ziel und eine eindeutige Struktur
• Die Visualisierung (eines der agilen Prinzipien) erhöht die Transparenz, ein Fotoprotokoll (in der analogen Bearbeitung) ist ausreichend. Weitere Protokolle sind nicht notwendig
• Durch die Einzelarbeit, welche als Stillarbeit durchgeführt wird, gewährleisten wir die Sicherheit auch für diejenigen, die sich nicht in Gruppen äußern mögen und erhöhen die Anzahl der Beiträge
• Die Methode ist interaktiv und lädt zur Mitarbeit aller ein
• Die positiven Aspekte sind motivierend, der Fokus liegt eben nicht ausschließlich auf dem Problem
• Die Verortung in der Auswirkung-Aufwand-Matrix ermöglicht schnelle umsetzbare Erfolge, Teilhabe und Verantwortungsübernahme

So kann die Methode auf einem digitalen Whiteboard aussehen:

In nur 60 Minuten strukturiert und zielorientiert effektive Entscheidungen treffen mit Lightning Decision Jam!

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Gern unterstützen wir als Facilitator in der Moderation des Lightning Decision Jam.

In der Arbeitswelt 4.0 zukunftsfähig sich selbst und andere führen - dafür veröffentliche ich Methoden, Modelle und Tools.*

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Es gibt kein entweder oder. Probiere es aus, erlebe, was passiert und dann wird sich durch die Erfahrung das Mindset ändern.