Bevor der Workshop startet, werden die betrieblichen Rahmenbedingungen geklärt.

• Welche Betriebsvereinbarungen gibt es zum Thema „Mobile Working“?
• Welche weiteren unternehmensspezifischen Regeln gibt es, die das Team beachten muss? Zum Beispiel eine systematische Ablage, sicherheitsrelevante Themen?
• Welche Arbeitszeitmodelle gibt es in unserem Team, die wir berücksichtigen müssen?
• Welche Vorgaben und Planungen gibt es seitens der IT? Welche IT-Tools und Kollaborationsplattformen dürfen wir nutzen? Welche Messenger sind okay?
• Wie weit brauchen wir Budgets – etwa für das Training von digitalen Kompetenzen?

Nach den Begrüßungsworten der Moderator*innen, warum die Ausarbeitung einer Teamcharta wichtig ist: die Ziele, die bei der hybriden Zusammenarbeit im Auge behalten werden sollen, sowie die Faktoren, die Wir-Gefühl, Kommunikation und Arbeitsorganisation beeinflussen. Dazu werden Check-In-Fragen gestellt und auf dem (digitalen) Whiteboard gesammelt, s. Template Feld1:

• Was sind aus meiner Sicht unsere Ziele im Rahmen der hybriden Zusammenarbeit 
• Was hat gut funktioniert, was wollen wir beibehalten?
• Wo haben wir Grenzen erlebt, was wollen wir wieder ändern?

Nach dieser Sammlung werden die Post It´s entsprechend der drei eingangs genannten Herausforderungen geclustert:

• Unser Wir-Gefühl stärken
• Unsere Prozesse und unsere Arbeitsorganisation sichern
• Unsere Kommunikation strukturieren

Die Ziele und auch, was gut funktioniert hat (aus den Check-In-Fragen), die sich auf diesen Themenblock beziehen, werden gesichtet. Weitere Ideen werden gesammelt, proirisiert und abgestimmt.

Und wenn das Team einen Garten auf dem Campus anlegen will, dann ist das super, um den Zusammenhalt und Austausch zu fördern.

Auch hier wird mit den Zielen etc. aus den Check-In-Fragen zu diesem Themenblock gearbeitet. Um weitere Facetten zu beleuchten können die folgenden Fragen hilfreich sein:

• Wie gelingt es uns, den unterschiedlichen Bedürfnissen im Team gerecht zu werden – wenn etwa einige Mitarbeitende am liebsten dauerhaft von zu Hause arbeiten würden, andere dagegen wieder primär ins Büro kommen möchten? (Möglicher Vorschlag: Ein fixer Tag für Treffen im Büro zweimal monatlich.)
• Wie können wir uns als Team auch bei sehr unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen gut organisieren und beispielsweise Konstanz bei der Aufgabenverteilung beibehalten? Wie können wir Doppelarbeit und Missverständnisse verhindern, die zu Enttäuschungen und unnötigen Belastungen führen? (Möglicher Vorschlag: Daily via MS Teams)
• Wie halten wir es mit Erreichbarkeit oder Vertretungsregelungen? (Möglicher Vorschlag: Alle Teammitglieder halten sich eine fixe Stunde pro Woche frei von Meetings, um telefonisch erreichbar zu sein.)
• Wie und wobei wollen wir Eigenverantwortung leben? (Möglicher Vorschlag: Ab 500 Euro muss bei Entscheidungen über Ausgaben Rücksprache gehalten werden, vorher nicht.)

Auch hier wird mit den Zielen etc. aus den Check-In-Fragen zu diesem Themenblock gearbeitet. Um weitere Facetten zu beleuchten können die folgenden Fragen hilfreich sein:

• Welche Besprechungsformate, -routinen und –tools online wie in Präsenz brauchen wir für formelle und informelle Kommunikation? Welche Informationen sind nötig, um unsere Effizienz und Effektivität zu sichern?
• Welche Kommunikationskanäle wollen wir für was genau nutzen? (Asynchrone versus synchrone Kanäle)
• Wie regeln wir Erreichbarkeiten und Reaktionszeiten?
• Wie können wir uns gegenseitig anregen und stimulieren im Denken – auch wenn das spontane Erzählen und Inspirieren an der Kaffeemaschine deutlich weniger sein wird?
• Wo müssen wir uns mit anderen (Teams) abstimmen?

Die Ergebnisse sollten visualisiert und veröffentlicht werden, damit jede*r Einblick hat. Nach Bedarf können Kollegen*innen anderer Bereiche (Schnittstellen) oder Kooperationspartner*innen wissen, wie sie gut mit dem jeweiligen Team zusammenarbeiten. Weiterer Vorteil: Andere werden möglicherweise angeregt auch eine Teamcharta zu erarbeiten.

Es folgt Feedback und Transfer:

• Wo habe ich schon heute erlebt, dass wir uns an unsere Charta gehalten haben?
• Wo habe ich heute erlebt, dass wir noch nachbessern müssen?
• Was wird mein Beitrag sein, um unsere Teamcharta für hybride Zusammenarbeit zu leben?
• Festlegung eines Termins für eine Retrospektive (s. unten) zur Reflexion aus der Praxis und Weiterentwicklung der Teamcharta zur Verbesserung der hybriden Zusammenarbeit.