Delegieren mit Transparenz fördert EmPOWERment

Delegation Poker ist eine Technik für Teams, die die Delegation spielerisch thematisiert, um Handlungsregeln für das Miteinander und das Treffen von Entscheidungen abzuleiten. Das Spiel wurde von Jurgen Appelo entwickelt und kann hier heruntergeladen werden.

Es gibt sieben Karten, die für unterschiedliche Delegationsstufen stehen:

1. Verkünden. Ich weise an – ohne Entscheidungsmöglichkeit der Mitarbeitenden: "Mach das so!"
2. Verkaufen. Ich entscheide und ich versuche, dabei zu überzeugen: "Willst du das nicht so machen, weil..."
3. Befragen. Ich hole mir Meinungen ein und entscheide dann selbst: "Wie würdest du das machen?"
4. Einigen. Vereinbaren. Wir treffen die Entscheidung gemeinsam: "Wie wollen wir das machen?"
5. Beraten. Ich gebe Rat, aber lasse mein Team entscheiden: "Macht wie ihr wollt, meine Idee ist..."
6. Erkundigen. Ich informiere mich, nachdem mein Team sich entschieden hat: "Macht wie ihr wollt und erzählt mir davon!"
7. Delegieren. Ich delegiere vollständig und muss nicht informiert werden: "Macht einfach!"

Lernziele des Delegation Poker

• Delegation ist keine binäre Entscheidung. Zwischen Anweisung und Voll-Delegation gibt es zahlreiche Grautöne. Delegation Poker sorgt für hohe Transparenz.

• Delegation ist ein schrittweiser Prozess. Selbstorganisation entsteht nicht per Anordnung oder auf Knopfdruck, sie wächst Schritt für Schritt, durch ein gemeinsames Verständnis, Erfahrung und Feedback. Jede*m kann schrittweise ein größeres Maß an Selbstorganisation ermöglicht werden: EmPOWERment ist hier das Stichwort.

• Delegation ist situationsabhängig. Delegation ist situations- und kontextabhängig. Es geht darum zu erörtern, wer was darf und welche Informationen bzw. welche Kompetenzen dafür notwendig sind.

Ablauf des Spiels

Delegation Poker lässt sich in drei Phasen einteilen:

1. Spielvorbereitung
2. Spieldurchführung
3. Dokumentation der Ergebnisse

Die Spielvorbereitung umfasst zwei Schritte:

• Jedes Teammitglied überlegt sich Szenarien (die sogenannten Delegation Poker Storys), in denen Entscheidungen getroffen werden müssen, z.B. bei unklaren Zuständigkeiten, Erwartungshaltungen, Entscheidungskompetenzen etc. (siehe Beispiele).
• Jedes Teammitglied erhält 7 Karten entsprechend der Level of Delegation, sprich jede*r Teilnehmer*in hat Karten, die von 1 bis 7 durchnummeriert sind.

Die Spieldurchführung umfasst folgende Schritte:

• Ein*e Teilnehmer*in wählt ein Szenario, beschreibt es kurz oder liest es – sofern es in der Spielvorbereitung niedergeschrieben wurde – vor. Bei Bedarf werden Verständnisfragen gestellt.
• Jede*r Teilnehmer*in überlegt sich, welchen Delegationslevel er/sie für das Szenario sieht, wählt die entsprechende Karte, legt sie verdeckt (mit der Zahl nach unten) auf den Tisch und dreht sie auf Kommando um.
• Jede*r Teilnehmer*in erhält Punkte entsprechend dem Wert der Karte, mit Ausnahme der Spieler mit der „höchsten Minderheit“ bzw. der „niedrigsten Minderheit“.
• Die Spieler mit der höchsten und niedrigsten Wahl begründen ihre Wahl.
• Da es Ziel des Spiels ist, im Konsens zu Entscheidungen zu kommen, daher wird das Szenario nochmals gespielt, in der Hoffnung ein einstimmiges Ergebnis zu erzielen.

Last but not least folgt die Dokumentation der Ergebnisse. Die Dokumentation ist sehr wichtig, denn sie hilft mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Hier bietet sich die Verwendung eines sogenannten Delegation Boards an, das sich schnell an einem Flipchart, einem Whiteboard oder einer einfachen Wandfläche darstellen lässt und für jedes Teammitglied gut sichtbar sein sollte.

Delegation Poker online geht so...

Der einzige Unterschied zur analogen Umsetzung ist, dass die Teilnehmer*innen statt eines Kartensets (welches aber auch jede*r Teilnehmer*in zugeschickt werden kann) einen Zettel nimmt und den Delegationslevel darrauf notiert. Dieser wird dann auf Kommando (1, 2, 3 ... go) vor die Kamera gehalten. Alternativ kann das Delegationslevel auch in den Chat geschrieben werden. Der Chateintrag wird dann auf Kommando gesendet.

Delegation Board

Für Organisationen ist es wichtig zu wissen, wer in welcher Situation Entscheidungen treffen soll und darf. Das Delegation Board ist eine Möglichkeit, die im Konsens getroffenen Entscheidungen zu visualisieren bzw. zu dokumentieren. Der Aufbau als Matrix bzw. Tabelle ist dabei sehr einfach: pro Delegationslevel gibt es eine Spalte, in der Summe also 7 Spalten. In den Zeilen werden Szenarien, Aufgabenbereiche oder Situationen benannt. Und in den Feldern wird das jeweils vereinbarte Maß der Delegation bzw. Entscheidungskompetenz visualisiert.

Das Delegation Board online (hier am Beispiel des digitalen Whiteboards von Conceptboard)

Delegation Poker bietet eine Reihe von Vorteilen

• Es sorgt für Transparenz über Entscheidungsprozesse und für Sicherheit durch das Festlegen von Handlungsrichtlinien.
• Es fördert den Austausch über Entscheidungskompetenzen und somit ein das Verständnis der Teammitglieder. Gleichzeitig werden Erwartungen an Führungskräfte sichtbar.
• Es fördert den Teamzusammenhalt durch die Konsensfindung und erhöht die Motivation im Team.
• Es stärkt die Verantwortung des Teams, das nicht nur nach mehr Entscheidungskompetenz ruft, sondern auch die Übernahme von Verantwortung lernt.
• Es ist einfach, spart Zeit und oftmals auch Nerven, da die Kombination aus einfachen Spielregeln und gezielter Moderation für einen strukturierten Ablauf sorgt.
• Es unterstützt auch introvertierte Mitarbeiter, die im Zuge der Diskussion zu Wort kommen können (sofern du nicht bewusst versuchst, Diskussionen zu vermeiden, in dem sie lediglich Karten im mittleren Wertebereich spielen. Im Zweifel wäre hier der Moderator gefordert).
• Es erhöht den Freiraum der Mitarbeiter und stärkt dabei die Selbstorganisation.
• Es führt zur Entlastung von Führungskräften, die fortan weniger entscheiden müssen. Gleichzeitig kann es zu einem Hierarchieabbau beitragen.
• Und last but not least: Delegation Poker macht Spaß!
  

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